Ein Bauunternehmen mit rund 30 Mitarbeitenden wollte wissen, wo KI im Alltag wirklich hilft. Das KI-Audit zeigt exemplarisch, was zwei Wochen sichtbar machen: 32 bis 40 Stunden pro Woche.
Exemplarische Fallstudie
Diese Fallstudie zeichnet einen exemplarischen Audit-Verlauf nach: ein zusammengesetzter Betrieb, wie wir ihn in dieser Größe regelmäßig antreffen. Alle Zahlen sind typische, konservativ angesetzte Erfahrungswerte aus KI-Audits, kein einzelner Kundenbetrieb.
Das Ergebnis in Zahlen
7
Gespräche quer durchs Team
8
konkrete KI-Hebel im Fahrplan
26 h
pro Woche einzeln belegt
32–40 h
pro Woche im Zielbild
Selbst die vorsichtigste Lesart bleibt zweistellig: rund 10 Stunden pro Woche, etwa 500 Stunden im Jahr.
Die Geschichte
Der Anstoß kam nicht aus einer Krise. Volle Auftragsbücher, ein eingespieltes Team, gesundes Wachstum: ein inhabergeführtes Unternehmen der Bau- und Immobilienbranche, rund 30 Mitarbeitende, tätig in Bau und Sanierung. Die Geschäftsführung wollte Abläufe ordnen, solange die Lage stark ist.
Was das Audit vorfand: vier Systeme, die nicht miteinander sprechen. Branchensoftware fürs Projektgeschäft, Buchhaltung, Cloud-Ablage, Messenger. Das Wissen des Betriebs liegt in Köpfen und Postfächern. In Spitzenzeiten koordinieren 20 bis 40 Telefonate am Tag die Gewerke, und der Messenger ist das Gedächtnis der Firma.
Sieben Gespräche, zwölf Kategorien, drei Regeln. In Woche 1 haben wir zugehört: sieben Einzelgespräche von je einer Stunde, quer durch alle Rollen vom Büro bis zur Baustelle, ohne Fragebogen. In Woche 2 haben wir gerechnet: jedes Gespräch in zwölf Kategorien ausgewertet, jeden Kandidaten auf Machbarkeit und Datenschutz geprüft. Aus rund 20 dokumentierten Hebel-Kandidaten wurden acht ausgewählt, der Rest vertagt oder bewusst ausgeklammert.
Dabei gelten drei Regeln: Wir rechnen in Stunden, nicht in Euro. Der Mensch gibt frei, bevor etwas rausgeht. Und keine Luftschlösser, also nichts, was eine Eigenentwicklung bräuchte.
Der größte Einzelfund: die Baustellen-Dokumentation. Fotos und Sprachnachrichten werden heute von Hand zu Protokollen zusammengeschrieben, rund neun Stunden pro Woche. Mit KI entsteht daraus ein Protokoll-Entwurf, den ein Mensch prüft und freigibt: etwa sieben Stunden pro Woche zurück, 75 Prozent weniger Zeit je Protokoll.
Dahinter folgen die großen Hebel: ein gemeinsames Datenfundament statt vier Insellösungen, ein Aufmaß- und Angebots-Assistent (heute kostet ein Geschäftskunden-Angebot gut einen Arbeitstag, rund neun Stunden pro Woche stecken im Prozess) und ein Firmen-Überblick für die Geschäftsführung, der aus Stunden Handarbeit Minuten macht.
Umsetzung in Schichten, nicht alles auf einmal. Der Fahrplan verteilt die acht Hebel über vier Quartale: erst die schnellen Entlastungen (Baustellen-Doku, E-Mail-Entwürfe, Datenfundament Stufe 1), dann Firmen-Überblick und Aufmaß, zum Schluss der volle Angebotsgenerator. Begleitend läuft die Team-Befähigung mit einem internen KI-Ansprechpartner. Seit dem 02.02.2025 ist KI-Kompetenz ohnehin gesetzliche Pflicht (EU AI Act, Art. 4).
Unterm Strich: 26 Stunden pro Woche einzeln belegt, 32 bis 40 Stunden im Zielbild. Es ist nicht die Frage, ob Zeit frei wird, sondern nur, wie viel.
Den vollständigen Bericht lesen
Diese Seite ist die Kurzfassung. Der vollständige Ergebnisbericht liegt als DIN-A4-Report vor: alle acht Hebel im Detail, die komplette Stunden-Rechnung, acht Abbildungen und der Fahrplan über vier Quartale. Wir senden ihn euch gern zu: Bericht anfragen.
Das beantwortet der KI-Audit: sechs bis acht Gespräche, zwei Wochen, ein priorisierter Fahrplan. Ehrlich gerechnet, in Stunden statt Versprechen.
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